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Boletín de opciones sobre acciones para empleados Publicado: enero de 2008 Última revisión del contenido: octubre de 2009 ISBN: 978-1-4249-4458-3 (Impresión), 978-1-4249-4459-0 (PDF), 978-1-4249-4460- 6 (HTML) Esta publicación se proporciona como una guía solamente. No está pensado como un sustituto de la Ley del impuesto sobre la salud del empleador y los reglamentos. 1. Responsabilidad tributaria de los empleadores sobre las opciones de compra de acciones Propósito del boletín Este boletín ayudará a los empleadores a determinar qué cantidades están sujetas al impuesto sobre la salud del empleador (EHT, por sus siglas en inglés). La EHT es pagadera por los empleadores que pagan una remuneración: a los empleados que se reportan para trabajar en un establecimiento permanente (PE) del empleador en Ontario, y / o a los empleados que no se reportan para trabajar en un PE del empleador, Oa través de un PE del empleador en Ontario. Se considera que un empleado se reúne para trabajar en un establecimiento permanente de un empleador si el empleado llega al establecimiento permanente en persona para trabajar. Si el empleado no llega a un establecimiento permanente en persona para trabajar, se considera que el empleado se reúne para trabajar en un establecimiento permanente si puede razonablemente considerarse que está unido al establecimiento permanente. Para obtener más información sobre este tema, consulte el Boletín de información titulado Establecimiento permanente. Opciones de compra de acciones Las opciones sobre acciones de los empleados se conceden en virtud de un acuerdo de emisión de valores, mediante el cual una corporación proporciona a sus empleados (o empleados de una corporación no vinculada) el derecho a adquirir valores de cualquiera de esas sociedades. El término valores se refiere a acciones del capital social de una corporación o unidades de un fideicomiso de fondos mutuos. Definición de remuneración La remuneración definida en el inciso 1 (1) de la Ley del impuesto sobre la salud de los empleadores incluye todos los pagos, beneficios y subsidios recibidos, o considerados como recibidos por un individuo que, por razón de las secciones 5, 6 o 7 del Ingreso federal Ley de Impuestos (ITA), deben incluirse en los ingresos de un individuo, o serían requeridos si el individuo residiera en Canadá. Los beneficios de las opciones de compra de acciones se incluyen en los ingresos por razón de la sección 7 de la ITA federal. Por lo tanto, los empleadores están obligados a pagar EHT sobre los beneficios de las opciones sobre acciones. Sociedades no vinculadas a un contrato de arrendamiento Si se le otorga a un empleado una opción de compra de acciones por parte de una corporación que no negocia con el armador, en el sentido de la sección 251 de la LIR federal, el valor de cualquier beneficio recibido como resultado de la acción Se incluye en la remuneración pagada por el empleador con fines de EHT. Empleado se trasladó a Ontario PE de Ontario no-Ontario Un empleador está obligado a pagar EHT sobre el valor de todos los beneficios de opciones de acciones que surgen cuando un empleado ejerce opciones de acciones durante un período en que su remuneración está sujeto a EHT. Esto incluye opciones de acciones que pueden haber sido otorgadas mientras el empleado estaba reportando para trabajar en un PE no-Ontario del empleador. Empleado se trasladó a un PE no-Ontario Un empleador no está obligado a pagar EHT sobre el valor de los beneficios de opciones de acciones que surgen cuando un empleado ejerce opciones de acciones mientras se reporta para trabajar en un PE del empleador fuera de Ontario. Empleado que no se reporta para trabajar en un PE del empleador Un empleador está obligado a pagar EHT sobre el valor de los beneficios de las opciones de acciones que surgen cuando un empleado que ejerce opciones de acciones no se reporta para trabajar en un PE del empleador, Desde oa través de un PE del empleador en Ontario. Empleados anteriores Un empleador está obligado a pagar EHT sobre el valor de los beneficios de la opción de compra de un ex empleado si la remuneración de los antiguos empleados estaba sujeta a EHT en la fecha en que el individuo dejó de ser empleado. 2. Cuando los Beneficios de la Opción de Compra de Acciones se convierten en Tributarios Regla general Un empleado que ejerza una opción de compra de acciones para adquirir valores debe incluir en el ingreso de empleo un beneficio determinado de conformidad con la sección 7 de la ITA federal. Corporaciones privadas con control canadiense (CCPCs) Si el empleador es una CCPC en el sentido de la subsección 248 (1) de la ITA federal. Se considera que el empleado ha recibido un beneficio gravable bajo la sección 7 del ITA federal en el momento en que el empleado dispone de las acciones. Los empleadores están obligados a pagar EHT en el momento en que el empleado (o ex empleado) disponga de las acciones. Donde las opciones de acciones para empleados son emitidas por una CCPC. Pero son ejercidas por el empleado después de que la compañía ha dejado de ser una CCPC. El valor de la prestación se incluirá en la remuneración por los propósitos de la EHT en el momento en que el empleado disponga de los valores. Sociedades privadas no controladas por Canadá (No CCPC) Cualquier beneficio imponible que resulte de que un empleado ejerza opciones sobre valores que no sean de una CCPC. Incluidos los valores cotizados en bolsa o los valores de una corporación controlada por extranjeros, deben incluirse en los ingresos por empleo al momento de ejercer las opciones. EHT se paga en el año en que el empleado ejerce las opciones sobre acciones. El diferimiento federal de impuestos no se aplica a EHT. Sólo para efectos del impuesto sobre la renta federal, un empleado puede diferir la tributación de algunos o todos los beneficios derivados del ejercicio de opciones sobre acciones para adquirir valores cotizados hasta el momento en que el empleado disponga de los valores. El aplazamiento federal del impuesto sobre los beneficios de las opciones de compra de acciones no es aplicable a los propósitos del EHT. Los empleadores están obligados a pagar EHT en los beneficios de opciones sobre acciones en el año en que el empleado ejerce las opciones sobre acciones. 3. Empleadores que realizan investigación científica y desarrollo experimental para exención Por un tiempo limitado, los empleadores que realizan directamente la investigación científica y el desarrollo experimental y cumplen los criterios de elegibilidad están exentos del pago de la EHT sobre los beneficios de opción de compra recibidos por sus empleados. En el caso de las CCPC, la exención está disponible para las opciones de compra de acciones de los empleados concedidas antes del 18 de mayo de 2004, siempre que las acciones en cuestión sean vendidas o intercambiadas por el empleado después del 2 de mayo de 2000 y antes del 31 de diciembre de 2009. Para las acciones no - CCPC s, la exención está disponible para las opciones de compra de acciones de los empleados otorgadas antes del 18 de mayo de 2004, siempre y cuando las opciones se ejerzan después del 2 de mayo de 2000 y hasta el 31 de diciembre de 2009. 17 de mayo de 2004, están sujetos a la EHT. Criterios de elegibilidad Para ser elegible para esta exención por un año, el empleador debe cumplir con todos los siguientes criterios de elegibilidad en el año de impuesto del empleador antes del año de impuesto que termina en el año: el empleador debe hacer negocios a través de un PE en Ontario En el año fiscal anterior (véase el apartado "Puesta en marcha de la excepción"), el empleador debe realizar directamente la investigación científica y el desarrollo experimental (en el sentido del párrafo 248 (1) de la LIR federal) en un PE en Ontario en el año fiscal anterior Los gastos elegibles de los empleadores para el año fiscal anterior no deben ser inferiores a 25 millones o 10 por ciento de los gastos totales de los empleadores (según se definen a continuación) para ese año de impuesto, el que sea menor que los gastos elegibles especificados por el empleador para el año fiscal anterior. Ser menor de 25 millones o 10 por ciento de los empleadores ajustaron los ingresos totales (como se definen a continuación) para ese año de impuestos, el que sea menor. Por ejemplo, si el empleador cumple con todos los criterios de elegibilidad anteriores en su año fiscal que termina el 30 de junio de 2001, es elegible para reclamar la exención de EHT para el año 2002. Las empresas en fase de arranque que no tienen un año de tributación anterior pueden aplicar las pruebas de calificación a su primer año de tributación. La investigación científica y el desarrollo experimental realizados en su primer año de tributación determinarán su elegibilidad para el primer y segundo año en que se pague la EHT. Fusiones En el primer año de tributación que termina después de una fusión, el empleador puede aplicar las pruebas de calificación al año de impuesto de cada una de las corporaciones predecesoras que terminó inmediatamente antes de la fusión. Gastos elegibles Los gastos elegibles son aquellos incurridos por el empleador en la realización directa de investigación científica y desarrollo experimental que califican para la superprovisión de desarrollo de investigación y desarrollo (RampD) bajo la Ley del Impuesto de Sociedades (Ontario). Los pagos por contrato recibidos por el empleador por realizar RampD para otra entidad se incluyen como gastos elegibles. Los pagos contractuales realizados por el empleador a otra entidad para RampD realizados por la otra entidad no se incluyen como gastos elegibles del empleador. Específicamente, los gastos elegibles del empleador para un año de impuesto se calculan como (ABminusC), donde: es el total de los gastos incurridos en el año de impuesto en un PE en Ontario, cada uno de los cuales sería un gasto calificado bajo la subsección 12 ) De la Ley del Impuesto sobre Sociedades (Ontario) y es una cantidad descrita en el subpárrafo 37 (1) (a) (i) o 37 (1) (b) (i) A) en el párrafo (b) de la definición de gasto calificado en el párrafo 127 (9) de la LIR federal) para el año de impuesto es la reducción en A según lo exigido en los párrafos 127 (18) a (20) De un pago por contrato, y es el monto pagado o pagadero por el empleador en el año de impuesto que está incluido en A y que sería un pago por contrato como se define en el párrafo 127 (9) de la ITA federal hecho al beneficiario del monto . Gastos especificados elegibles Los gastos elegibles especificados del empleador para un año de impuesto incluyen: los gastos elegibles de los empleadores para el año de impuesto, la parte de los empleadores de los gastos elegibles de una sociedad en la que es miembro durante un período fiscal de la sociedad que termina en la tributación Año y los gastos elegibles de cada corporación asociada que tenga un PE en Canadá para cualquier año de impuesto que termine en el año de impuestos de los empleadores, incluyendo la participación de las empresas asociadas en los gastos elegibles de una sociedad en la que sea miembro. Total de gastos Los gastos totales de los empleadores se determinan de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), excluyendo partidas extraordinarias. No se utilizarán los métodos de consolidación y de equidad. Ingresos totales Los ingresos totales de los empleadores son los ingresos brutos determinados de acuerdo con GAAP (sin utilizar los métodos de consolidación y de equidad), menos los ingresos brutos de las transacciones con empresas asociadas que tienen PE en Canadá o asociaciones en las que el empleador o los asociados Corporación es un miembro. Ingresos totales ajustados Los empleadores ajustaron el ingreso total para un año de impuesto es el total de los siguientes montos: ingresos totales del empleador para el año de impuesto que los empleadores representan en el ingreso total de una sociedad en la que es miembro durante un período fiscal del Que finaliza en el año fiscal los ingresos totales de cada corporación asociada que tiene un PE en Canadá para cualquier año de impuesto que termine en el año de impuestos de los empleadores, incluyendo las corporaciones asociadas. Años de imposición cortos o múltiples Los gastos elegibles, los gastos totales y los ingresos totales se extrapolan a montos de todo el año cuando hay años de impuestos cortos o múltiples en un año calendario. Sociedades Si un socio es un miembro especificado de una sociedad (en el sentido de la subsección 248 (1) del ITA federal), se considerará nula la proporción de gastos elegibles, gastos totales e ingresos totales de la sociedad atribuible al socio . 4. Resumen de EHT sobre opciones de acciones para acciones vs Opciones de acciones Este artículo discute los pros y los contras de opciones de acciones vs acciones para los empleados de 8211 canadiense 8211 empresas públicas y privadas. Las cuestiones fiscales son poco conocidas y pueden ser muy confusas. Las regulaciones fiscales actuales pueden dificultar que las empresas traigan nuevos empleados y socios como accionistas. Opciones de acciones son una forma popular para las empresas a atraer a los empleados clave. Son la mejor opción para compartir la propiedad. Los empleados están motivados para agregar valor a sus empresas de la misma manera que fundador / propietarios son. Las opciones son también una parte clave de un paquete de compensación. En las grandes empresas, las opciones contribuyen sustancialmente a muchas veces la porción del salario a los ingresos. En una reciente encuesta de compensación de ejecutivos (ver www. vancouversun / execpay), los 100 principales ejecutivos de empresas públicas con sede en BC ganaron más de 1 millón en ingresos de 2009. Sin embargo, sólo 5 de ellos recibieron sueldos base de más de 1 millón. La mayor parte de la compensación provenía de las opciones sobre acciones no es de extrañar que la Agencia Canadiense del Ingreso (CRA) quiera imponerles impuestos. Desafortunadamente, la ley fiscal puede convertir las opciones sobre acciones en un enorme desincentivo para atraer empleados clave. Por ejemplo . Si un empleado de una empresa (privada o pública) ejerce opciones para comprar acciones, ese empleado puede tener una obligación de impuestos incluso si vende las acciones a pérdida. Si la empresa falla, la responsabilidad no desaparece. El tratamiento tributario no es el mismo para las empresas privadas controladas canadienses (CCPCs) como lo es para las empresas públicas o no-CCPC. Las CCPC tienen una ventaja sobre otras empresas canadienses. Para CCPCs Corporaciones Privadas Controladas Canadiense Esta discusión es aplicable a las Compañías Privadas Controladas Canadiense (CCPCs). Se trata de cómo una start-up puede obtener mejores acciones en las manos de los empleados, mientras que estar al tanto de posibles problemas fiscales. Para dar a los empleados una participación de propiedad (e incentivo) en la empresa, la mejor solución es darles fundadores partes al igual que los fundadores tomaron por sí mismos cuando la empresa se formó. Las empresas deben emitir acciones de fundadores de la tesorería lo más pronto posible. Algunas compañías emiten acciones de fundadores extra y las mantienen en un fideicomiso para futuros empleados. A veces, los fundadores transferirán parte de sus propios fundadores a nuevos socios. Como regla general, tratar de dar a los empleados partes fundadores a principios de la vida de la compañía. Sin embargo, asegúrese de que las acciones invertir-chaleco con el tiempo (o basado en el rendimiento), por lo que dejar de fumar y los no realizadores don8217t obtener un paseo gratis. Al poseer acciones en una CCPC (Canadian Controlled Private Corporation) durante al menos 2 años, los accionistas obtienen el beneficio de la exención de 750.000 ganancias de capital de por vida (es decir, no pagan impuestos sobre las primeras 750.000 de ganancias de capital). Este es un gran beneficio. También obtienen una deducción de 50 en ganancias adicionales. Si una empresa está más allá de su fase de arranque, existe la preocupación de que si estas acciones se dan simplemente (gratis o por peniques) a un empleado, CRA (Agencia de Ingresos de Canadá) considera esto un beneficio de empleo8221 sobre el cual se paga el impuesto sobre la renta. Este beneficio es la diferencia entre lo que el empleado pagó por las acciones y su FMV (Fair Market Value). Este beneficio se grava como ingreso ordinario de empleo. Para las CCPC, este beneficio puede ser diferido hasta que se vendan las acciones. Si se mantiene durante más de 2 años, también hay una deducción de 50 disponibles en el beneficio. Si se mantiene por menos de 2 años, se puede usar otra deducción de 50 si las acciones se compran en FMV. Sin embargo, si las acciones se venden más tarde (o se considera que se vendieron en virtud de una liquidación) a un precio inferior al valor de mercado en el momento de la adquisición, el impuesto sobre el beneficio diferido está TODAVÍA DADO. Y, aunque esta pérdida (es decir, la diferencia entre el FMV y el precio de venta) es una pérdida de capital 8222, no compensa el impuesto adeudado. Puede ser posible reclamar un ABIL (Pérdida de Inversión Empresarial Permitida) para compensar el impuesto que se debe sobre el beneficio diferido, es decir, si compra acciones en una CCPC, puede reclamar 50 de su pérdida de inversión y deducir de otros ingresos. Aparte de la emisión de acciones de fundadores de costo cero, el siguiente mejor enfoque es vender acciones a los empleados a un buen precio que se podría argumentar que está en FMV considerando las restricciones sustanciales de las acciones (por ejemplo, inversión inversa y riesgo de confiscación). Esto puede funcionar bien si la empresa es todavía muy joven y no ha recaudado sumas sustanciales de inversores independientes. (En el caso de las empresas que cotizan en bolsa, las bonificaciones de opciones son la norma, ya que el FMV puede determinarse fácilmente y un beneficio se evalúa 8211 y porque las regulaciones a menudo impiden la emisión de acciones de costo cero. Estos beneficios no pueden ser aplazados y se pagan en el ejercicio en que se ejerce la opción, lo que constituye un problema real para las empresas públicas más pequeñas, en la medida en que este impuesto obliga a la opción de vender algunas acciones sólo para ser el impuesto. Desaconseja la propiedad.) Algunas de las desventajas de la emisión de acciones son: Impuesto diferido pasivo si las acciones se compran por debajo de FMV (si usted puede averiguar lo que FMV es recordar, estas acciones son muy restrictivas y valen menos que los adquiridos por ángeles y otros inversionistas. Una evaluación de la CRA del presunto beneficio es una posibilidad remota. Puede necesitar defender el FMV. Puede necesitar una valoración independiente. (Nunca he oído hablar de esto sucediendo.) Necesidad de asegurarse de que las disposiciones de acuerdo con los accionistas están en su lugar (por ejemplo, la adquisición, la votación, etc). La emisión de acciones a precios muy bajos en una tabla de límite puede parecer mala para los nuevos inversionistas (mientras que los ejercicios de opción se consideran normales) Más accionistas para administrar Los beneficios de poseer acciones son: Puede obtener hasta 750.000 en ganancias de capital libres de impuestos 50 deducción sobre las ganancias si las acciones se mantienen por más de 2 años O si las acciones emitidas en Pérdidas de FMV en una CCPC se pueden utilizar como pérdidas comerciales permitidas (si la empresa falla) Puede participar en la propiedad de voto de la empresa, dividendos, etc. Si las opciones de acciones se emiten Obtener acciones baratas en manos de los empleados es la mejor manera de ir para un CCPC. El único riesgo a la baja surge si la empresa falla en menos de dos años. (Ver la línea inferior abajo). NOTA: Las compañías pueden emitir acciones (en lugar de opciones) a los empleados a cualquier precio y no desencadenar un evento imponible inmediato es lo mismo que dar una concesión de opción que se ejerce inmediatamente. Si las acciones (en lugar de las opciones) se otorgan a un precio muy bajo (por ejemplo, cero), se pueden emitir menos acciones que al otorgar opciones con un precio de ejercicio más alto. Para evitar el riesgo de tener que pagar el impuesto sobre el beneficio diferido si las acciones se emiten a un empleado por debajo del VFM, a menudo se otorgan opciones. Esto sólo es un riesgo si las acciones se venden en última instancia por debajo del VFM, como puede ser el caso en una quiebra. Las opciones sobre acciones, si no se ejercen, evitan este problema potencial. Una opción da a uno el derecho de comprar un cierto número de acciones por un precio declarado (el precio de ejercicio) por un período de tiempo dado. El no es responsabilidad en el momento en que se otorgan las opciones. Sólo en el ejercicio en que se ejerzan las opciones, existe una obligación tributaria. Para las CCPCs, este pasivo puede ser diferido hasta que las acciones sean realmente vendidas. Si las acciones se mantienen durante más de 2 años, este pasivo fiscal se calcula a 50 del beneficio. Es decir, tanto un aplazamiento como una deducción de 50 están disponibles para aquellos que han ejercido opciones. (Si las acciones se mantienen por menos de 2 años, una deducción de 50 está disponible si las acciones fueron compradas en FMV). Algunas desventajas con las opciones sobre acciones son: La obligación tributaria (si las opciones se ejercen) nunca se borra este es exactamente el mismo escenario que Si las acciones fueron dadas. La exención por ganancias de capital de por vida no puede ser utilizada a menos que las acciones no las opciones se mantengan durante 2 años después del ejercicio. Las plusvalías se calculan sobre la diferencia entre el precio de venta y la JVM cuando se ejercen. Debe mantener las acciones durante 2 años, después de ejercer la opción de obtener la deducción 50. (Si el precio de ejercicio de la opción FMV en la fecha de la concesión de la opción, una deducción de 50 también está disponible). El beneficio se considera ingreso, no una ganancia de capital y si las acciones se venden posteriormente con pérdida, el beneficio de ingresos no puede ser reducido por esta pérdida de capital. El riesgo tributario aumenta con el tiempo, ya que es la diferencia entre el VFM y el precio de ejercicio en el momento del ejercicio que establece el pasivo fiscal contingente, por lo que cuanto más tiempo se espere para ejercer (suponiendo un FMV cada vez mayor), mayor será el pasivo fiscal potencial. Las opciones no constituyen la propiedad Las acciones con opción de compra no pueden ser votadas. Los inversores consideran que los grandes grupos de opciones son negativamente percibidos porque pueden provocar una importante dilución en el futuro (a diferencia de las empresas públicas que generalmente se limitan a 10 en opciones, las empresas privadas pueden tener grandes grupos de opciones). Todavía necesita tener un FMV defendible puede necesitar una valoración independiente. Puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza si CRA requiere que esto se haga retroactivamente cuando se logra una salida. Podrían expirar demasiado pronto. Puede necesitar tener un término muy largo, digamos 10 años o más. El mostrar un montón de opciones de acciones en la tabla de capitalización de la compañía 8217s tiene un impacto directo (negativo) en la valoración por acción en las financiaciones en curso, ya que los inversores siempre consideran todas las opciones pendientes como acciones en circulación. Algunos beneficios con opciones sobre acciones son: No hay obligación tributaria cuando se reciben opciones, sólo cuando se ejercen. No se requiere desembolso de efectivo hasta que se ejerza e incluso entonces, puede ser mínimo. Puede ejercer opciones para comprar acciones inmediatamente a precios reducidos sin tener que pagar ningún impuesto hasta que las acciones sean vendidas. Un ejercicio temprano evita una mayor FMV, y por lo tanto evita un mayor beneficio imponible, más tarde. Desde la perspectiva de la compañía, la concesión de acciones (en lugar de opciones) a un precio muy bajo significa que se deben emitir menos acciones lo que es bueno para todos los accionistas. Por ejemplo, dar acciones a un centavo en lugar de conceder opciones ejercibles a 50 centavos significa que se deben otorgar más opciones, lo que significa una mayor dilución más tarde, cuando se realiza una salida. El extra de 49 centavos no hace mucho para los accionistas, ya que la cantidad de ejercicio por entonces es nominal en comparación con el valor de salida. Esa cantidad irá de nuevo al nuevo dueño de la compañía mientras diluyendo a todos los accionistas que participan en la salida. Acción para los inversionistas: compruebe su tabla de la tapa de la compañía 8217s para las opciones y libérese de ellas Dé las partes en lugar de otro que son teóricamente iguales a Black - Valor de la opción. Por ejemplo, Joe Blow tiene una opción para comprar acciones de 100K a 60 centavos. Las acciones se valoran actualmente en 75 centavos (basado en inversiones recientes). El valor de las opciones se determina que es 35 centavos (es decir, 35K en el valor total). Los 35 centavos se basan en el valor de la opción (digamos 20 centavos) más la cantidad en el dinero de 15 centavos. Como regla general, cuando se emite una opción con un precio de ejercicio igual al precio actual de la acción, se toma una determinación aproximada del valor de las opciones dividiendo el precio por 3, que en este ejemplo es 60/3 20 centavos. Ahora, tomar el valor total de 35K y emitir 46.666 acciones por 1,00 (porque 46,666 acciones a 75 centavos 35K). RECOMENDACIÓN PARA CCPCs: Conceda opciones de compra de acciones, que pueden ser ejercidas a un costo nominal, por ejemplo 1 centavo de buena por lo menos 10 años o más. Asegúrese de que los beneficiarios entienden que si ejercen temprano o inmediatamente, comienzan el reloj de 2 años en la deducción y también obtener la exención de ganancias de capital de por vida. (También deben entender que puede haber un posible inconveniente en hacer 8211 es decir la responsabilidad sobre el 8220benefit8221 cuando las opciones son ejercidas sigue siendo imponible incluso si la empresa falla 8211 en cuyo caso, todavía pueden reclamar la compensación ABIL. Para compensar esta responsabilidad potencial mediante la pérdida de la deducción y la exención y no ejercer hasta que haya una salida en cuyo caso no asumen ningún riesgo, pero tienen un 8211 mucho más bajo que 50 ganancias 8211 más bajas) .: Un empleado tiene una opción Para comprar acciones por un centavo cada una. Las acciones se están vendiendo a los inversionistas por 1,00 cada una (CRA argumentaría que el precio de 1,00 es el FMV). Si el empleado ejerce la opción de inmediato y compra acciones, entonces se considera que ha recibido un beneficio de empleo de 99 centavos, que es totalmente imponible como ingreso, pero tanto un DEFERRAL y una DEDUCCIÓN puede estar disponible. Primero, el impuesto sobre este ingreso puede ser diferido hasta que se vendan las acciones (si la empresa falla, se considera que se venden). Las empresas deben presentar T4 resúmenes con CRA (por lo que no se puede ocultar esta venta). En segundo lugar, si las Acciones (y no la Opción) se mantienen durante al menos 2 años, entonces sólo 50, es decir, 49,5 centavos se gravan como ingresos. La diferencia entre el precio de venta (y el valor de mercado en el momento en que se adquirieron las acciones) se grava como una plusvalía que también es elegible para una exención de por vida de 750K Si las acciones se venden por 1,00 o más, no hay problema. Las acciones se venden por menos de 1,00, el empleado sigue en el gancho por el 99 centavos (o .495 centavo) de beneficio y aunque tendría una pérdida de capital. No se puede utilizar para compensar la responsabilidad. Puede mitigar esto reclamando una Pérdida de Inversión Empresarial Permitida (ABIL). 50 del ABIL se puede reducir para compensar los ingresos de empleo. En este ejemplo, se permitiría 49,5 centavos como deducción frente a los 49,5 centavos que se gravan como ingreso, dejando al empleado en una posición neutral con respecto a la obligación tributaria. La precaución de reclamar un ABIL puede no funcionar si la compañía ha perdido su estado de CCPC en el camino. (Nota: He oído hablar de personas en esta situación alegando que el FMV es exactamente lo que pagaron, ya que fue negociado a distancia, las acciones no se podía vender, la empresa estaba desesperada, etc, etc Su actitud es dejar CRA desafío Por otra parte, si la empresa tiene éxito, los empleados pueden disfrutar de ganancias exentas de impuestos (hasta 750K) sin tener que hacerlo. Poner mucho capital y tomar sólo un riesgo limitado. Si el empleado tiene una opción hasta que la empresa se vende (o hasta que las acciones se vuelven líquidas) y luego ejerce la opción y vende inmediatamente las acciones, la ganancia entera del empleado (es decir, la diferencia entre su precio de venta y el centavo que pagó por cada acción ) Está gravada en su totalidad como ingreso de empleo y no existe una deducción de 50 (a menos que el precio de ejercicio de la opción FMV cuando se otorgó la opción). LA LÍNEA INFERIOR: La mejor oferta tanto para la empresa (si es un CCPC) como para sus empleados es emitir acciones a los empleados por un costo nominal, por ejemplo, 1 centavo por acción. Si esta subvención es para obtener un compromiso de los empleados para el trabajo futuro, los términos de inversión inversa deben ser acordados antes de las acciones se emiten. Para determinar el número de acciones, comience por fijar arbitrariamente el precio por acción. Este podría ser el precio más reciente pagado por los inversores independientes o algún otro precio que usted puede argumentar es razonable en las circunstancias. Digamos que el precio por acción es de 1,00 y que desea dar a su recién contratado CFO 250K un bono de firma. Por lo tanto, hed recibe 250K acciones como un incentivo (estos deben cobrar a diario durante un período de 3 años). Paga 2.500 por éstos. Desde el punto de vista tributario, ahora es responsable del impuesto sobre los ingresos por empleo de 247.5K. Sin embargo, puede aplazar el pago de este impuesto hasta que las acciones sean vendidas. Estos son los posibles resultados y consecuencias: a) Las acciones se venden por 1,00 o más después de poseer las acciones durante al menos 2 años: se grava con un ingreso de 50 de 247.5K (es decir, 250K menos las 2.500 pagadas por las acciones), es decir El beneficio diferido, menos la deducción 50 más una ganancia de capital sobre cualquier producto por encima de su 1,00 por costo de la acción. Esta ganancia se grava a una tasa de 50 y, si no se ha reclamado anteriormente, sus ganancias de 750K en primer lugar es totalmente libre de impuestos. B) Las acciones se venden por 1,00 o más, pero en menos de 2 años: se grava con un ingreso de 247,5K, es decir, el beneficio diferido, ya que no hay deducción disponible más una ganancia de capital sobre cualquier producto por encima de su 1,00 por costo de la acción. No se beneficia de la deducción de 50 en el beneficio de empleo ni de la deducción de 50 plusvalías. Esta es la razón por la que tiene sentido para las acciones propias tan pronto como sea posible para iniciar el funcionamiento del reloj de 2 años. C) Las acciones se venden por menos de 1,00 después de haber mantenido las acciones durante más de 2 años: se grava con un ingreso de 50 de 247.5K, es decir, el beneficio diferido menos la deducción 50. Puede compensar este impuesto reclamando un ABIL. Puede tomar 50 de la diferencia entre su precio de venta y 1,00 y deducir que de su ingreso de empleo esto es una compensación directa al beneficio diferido. Si la empresa falla y las acciones no valen nada, se grava en el ingreso de empleo de 50 de 247.500 MENOS 50 de 250.000, es decir, sin impuestos (de hecho, un pequeño reembolso). D) Las acciones se venden por menos de 1,00 después de poseer las acciones durante menos de 2 años: se grava con un ingreso de 247,5K, es decir, el beneficio diferido, ya que no hay deducción disponible. Puede compensar este impuesto reclamando un ABIL. Puede tomar 50 de la diferencia entre su precio de venta y 1,00 y deducir que de su ingreso de empleo esto es una compensación parcial al beneficio diferido. Si la empresa falla y las acciones no valen nada, se le gravan con un ingreso laboral de 247.500 MINUS 50 de 250K 122.500. NO BIEN Esta es la situación que debe evitarse. ¿Por qué pagar el impuesto sobre 122.5K de los ingresos no realizados que nunca ha visto la luz del día Cómo Asegúrese de dejar pasar 2 años antes de liquidar si es posible. También puede argumentar que el beneficio no era de 247.500 porque no había mercado para las acciones, que estaban restringidos, no se podía vender ninguna, etc Que CRA desafío y espero que no (no he oído hablar de los casos en que tienen en El caso de las CCPC). ¿Por qué molestarse con las opciones cuando los beneficios de la propiedad de acciones son tan convincentes Y el único riesgo financiero posible para un empleado obtener acciones en lugar de stock options surge en (d) anterior si las acciones se venden con pérdida en menos de 2 años. Si la empresa falla con tanta rapidez, el FMV probablemente nunca será muy alto y, además, puede extender la fecha de liquidación si es necesario. Contratistas y consultores El aplazamiento de la obligación tributaria respecto de las CCPCs se concede únicamente a los empleados de la CCPC en cuestión (o de una CCPC con la cual la empleadora CCPC no se ocupa a la longitud de arm8217s). Los contratistas y consultores no tienen derecho al beneficio del aplazamiento. En consecuencia, los contratistas y consultores estarán obligados a pagar el impuesto sobre el ejercicio de cualquier opción. Nunca subestime el poder de la Agencia de ingresos de Canadá. Uno podría esperar que persiguieran a los ganadores con grandes ganancias en las salidas exitosas, pero ¿qué pasa con la gente que obtuvo las opciones de acciones, aplazó el beneficio y vendió sus acciones para la cremallera CRA golpear a los perdedores cuando theyre abajo Para Publicamente listados empresas y no - CCPCs En el caso de las empresas públicas, las reglas sobre opciones de acciones son diferentes. La principal diferencia es que si un empleado ejerce una opción de acciones en una empresa pública, tiene una obligación impositiva inmediata. Hasta el Presupuesto Federal de 4 de marzo de 2010, era posible que un empleado aplazara el impuesto hasta que efectivamente vendiera las acciones. Pero ahora, cuando ejerce una opción de compra de acciones y compra acciones en la empresa para la que trabaja, CRA quiere que usted pague impuestos inmediatamente en cualquier ganancia no realizada, incluso si no ha vendido acciones. Furthermore, CRA now wants your company to withhold the tax on this artificial profit. This discourages the holding of shares for future gains. If the company is a junior Venture-Exchange listed company, where will it find the cash to pay the tax especially if it is thinly traded This process is not only an accounting nightmare for you and the company 8211 it8217s also fundamentally wrong in that CRA is making your buy/sell decisions for you. It is also wrong in that stock options will no longer be an attractive recruiting inducement. Emerging companies will find it much harder to attract talent. It will also be a major impediment to private companies that wish to go public. In the going-public process, employees usually exercise their stock options (often to meet regulatory limits on option pools). This could result in a tax bill of millions of dollars to the company. Also, it won8217t look good to new investors to see employees selling their shares during an IPO even though they have to. Before the March 4th budget, you could defer the tax on any paper profit until the year in which you actually sell the shares that you bought and get real cash in hand. This was a big headache for those who bought shares only to see the price of the shares drop. The stories you may have heard about Nortel or JDS Uniphase employees going broke to pay tax on worthless shares are true. They exercised options when shares were trading north of 100, giving them huge paper profits and substantial tax liabilities. But when the shares tanked, there was never any cash to cover the liability 8211 nor was there any offset to mitigate the pain. The only relief is that the drop in value becomes a capital loss but this can only be applied to offset capital gains. In the meantime, though, the cash amount required to pay CRA can bankrupt you. CRA argues that the new rule will force you to sell shares right away, thereby avoiding a future loss. (Aren8217t you glad that they8217re looking after you so well) But, that8217s only because the stupid 8220deemed benefit8221 is taxed in the first instance. Example: You are the CFO of a young tech company that recruited you from Silicon Valley. You have a 5-year option to buy 100,000 shares at 1.00. Near the expiration date, you borrow 100,000 and are now a shareholder. On that date, the shares are worth 11.00. Your tax bill on this is roughly 220,000 (50 inclusion rate X the top marginal tax rate of 44X 1 million in unrealized profit) which you must pay immediately (and your Company must 8220withhold8221 this same amount). Unless you8217ve got deep pockets, you8217ll have to sell 29,000 shares to cover your costs 8211 20,000 more than if you did a simple cashless exercise. So much for being an owner In this example, if the company8217s shares drop in price and you later sell the shares for 2.00, you8217ll be in the hole 120,000 (200,000 less 320,000) whereas you should have doubled your money Sure, you have a capital loss of 9 (i. e. 11 less 2) but when can you ever use that As part of the March 4 changes, CRA will let the Nortel-like victims of the past (i. e. those that have used the previously-available deferral election) file a special election that will limit their tax liability to the actual proceeds received, effectively breaking-even but losing any potential upside benefit. I guess this will make people with deferrals pony up sooner. The mechanics of this are still not well defined. (see the paragraph titled deferrals election below) Interestingly, warrants (similar to options) given to investors are NOT taxed until benefits are realized. Options should be the same. Investors get warrants as a bonus for making an equity investment and taking a risk. Employees get options as a bonus for making a sweat-equity investment and taking a risk. Why should they be treated less favorably I don8217t understand how such punitive measures make their way into our tax system. Surely, no Member of Parliament (MP) woke up one night with a Eureka moment on how the government can screw entrepreneurs and risk takers. Such notions can only come from jealous bureaucrats who can8217t identify with Canada8217s innovators. What are they thinking A common view is that large public corporations, while it creates more accounting work for them, aren8217t that upset about this tax. They do see it as a benefit and for them and their employees, it might be better to sell shares, take the profit and run. For smaller emerging companies 8211 especially those listed on the TSX Venture exchange, the situation is different. For one thing, a forced sale into the market can cause a price crash, meaning having to sell even more shares. Managers and Directors of these companies would be seen as insiders bailing out. Not good. The rules are complex and hard to understand. The differences between CCPCs, non-CCPCs, public companies and companies in transition between being private and non-private give you a headache just trying to understand the various scenarios. Even while writing this article, I talked to various experts who gave me somewhat different interpretations. Does your head hurt yet What happens if you do this8230or if you do that It8217s messy and unnecessary. The solution: don8217t tax artificial stock option 8220benefits8221 until shares are sold and profits are realized. For that matter, let8217s go all the way and let companies give stock 8211 not stock option 8211 grants to employees. I wonder how many MPs know about this tax measure I wonder if any even know about it. It8217s a complex matter and not one that affects a large percentage of the population 8211 certainly not something that the press can get too excited about. I8217m sure that if they are made aware of it, they8217d speak against it. After all, on the innovation front, it8217s yet another impediment to economic growth. For another good article on the subject, please read Jim Fletcher8217s piece on the 2010 Budget on BootUp Entrepreneurial Society8217s blog. For those who exercised an option before March 2010, and deferred the benefit, CRA is making a special concession. On the surface it looks simple: You are allowed to file an election that lets you limit your total tax bill to the cash you actually receive when you sell the shares (which will likely leave you with nothing for your hard work) rather than be subject to taxes on income you never realized (as is the case before March 2010). Indeed, CRA thinks its doing everyone a big favor because its being kind in helping with a mess that it created in the first place Theres a detailed and lengthy discussion in an article by Mark Woltersdorf of Fraser Milner Casgrain in Tax Notes by CCH Canadian. The key point in the article is that you have until 2015 to decide how to handle any previously deferrals. The decision is not straightforward because it depends on an individuals specific circumstances. For example, if there are other capital gains that could be offset, filing the election would result in not being able to offset these. The article states: On filing the election, the employee is deemed to have realized a taxable capital gain equal to one-half of the lesser of the employment income or the capital loss arising on the sale of optioned shares. The deemed taxable capital gain will be offset (partially or in full) by the allowable capital loss arising from the disposition of the optioned share. What is the value of the allowable capital loss that is used, and therefore, not available to offset other taxable capital gains The article gives a few good examples to illustrate various scenarios. So, if youre in this situation do your analysis. I tried to link to the article, but its a pay-for publication, so thats not available. Your tax accountant might give you a copy. Thanks to Steve Reed of Manning Elliott in Vancouver for his tax insights and to Jim Fletcher, an active angel investor, for his contributions to this article. Footnotes (the devil is in the details): 1.8221Shares8221 as referred to herein means 8220Prescribed Shares8221 in the Income Tax Act. Generally this means ordinary common shares 8211 BUT 8211 if a Company has a right of first refusal to buy back shares, they may no longer qualify for the same tax treatment. 2.There are really two 50 deductions are available: The regular capital gains deduction which permits a 50 deduction on capital gains made on shares that are acquired at FMV and the 50 deduction available to offset the employment income benefit on shares that are held for more than 2 years. (Of course, only one 50 deduction is available. ) 3.CCPC status may unknowingly be forfeited. For example, if a US investor has certain rights whereby he has, or may have, 8220control8221, the company may be deemed to be a non-CCPC. Rob Stanley says: Great article. Have any of these provisions been updated in the 6 years since the article was originally published We8217re based in Toronto and setting up a new tech startup. We8217ve decided to incorporate in Delaware as we want to eventually attract money from the valley. But for founders and key employees it seems that both options and founders shares could be problematic as a non CCPC, Canadian employees who receive options would be in a situation similar to your CFO with 100,000 options in a Silicon Valley startup 8211 they would have a tax liability on the FMV at time of exercising, due immediately. Is this still the case If we issue shares (founder shares) as a non-CCPC, even with reverse vesting (or RSU equivalents), it seems there would be an immediate tax liability based on FMV at the time the shares are issued 8211 am I understanding that correctly I8217m not aware of any changes in the past 6 years since I wrote the post. Yes, the rules are different in the USA. Not as good as in Canada. Many startups I know have no trouble attracting Valley Capital because they are CCPCs. In your case, if the recipients of the founders shares (in the Delaware Corp) are Canadian, I believe that the Canadian rules are applicable and they have no immediate tax liability. BUT 8211 they do not get a shot at the 835K Cap Gains exemption. Then, of course, there8217s also the question of what is the FMV. If no capital has been raised, and if the company is brand new, I8217d argue that the FMV is zero. Even for later stage issuances, I8217ve not heard of CRA setting an FMV. Rob Stanley says: Thanks Mike Again, great article 8211 very informative. The taxation of stock options The tax planning guide 2015-2016 The taxation of stock options As an incentive strategy, you may provide your employees with the right to acquire shares in your company at a fixed price for a limited period. Normally, the shares will be worth more than the purchase price at the time the employee exercises the option. For example, you provide one of your key employees with the option to buy 1,000 shares in the company at 5 each. This is the estimated fair market value (FMV) per share at the time the option is granted. When the stock price increases to 10, your employee exercises his option to buy the shares for 5,000. Since their current value is 10,000, he has a profit of 5,000. How is the benefit taxed The income tax consequences of exercising the option depend on whether the company granting the option is a Canadian-controlled private corporation (CCPC), the period of time the employee holds the shares before eventually selling them and whether the employee deals at arms - length with the corporation. If the company is a CCPC, there wont be any income tax consequences until the employee disposes of the shares, provided the employee is not related to the controlling shareholders of the company. In general, the difference between the FMV of the shares at the time the option was exercised and the option price (i. e. 5 per share in our example) will be taxed as employment income in the year the shares are sold. The employee can claim a deduction from taxable income equal to half this amount, if certain conditions are met. Half of the difference between the ultimate sale price and the FMV of the shares at the date the option was exercised will be reported as a taxable capital gain or allowable capital loss. Example: In 2013, your company, a CCPC, offered several of its senior employees the option to buy 1,000 shares in the company for 10 each. In 2015, its estimated that the value of the stock has doubled. Several of the employees decide to exercise their options. By 2016, the value of the stock has doubled again to 40 per share, and some of the employees decide to sell their shares. Since the company was a CCPC at the time the option was granted, theres no taxable benefit until the shares are sold in 2016. Its assumed that the conditions for the 50 deduction are satisfied. The benefit is calculated as follows: What if the stock declines in value In the above numerical example, the value of the stock increased between the time the stock was acquired and the time it was sold. But what would happen if the share value declined to 10 at the time of sale in 2016 In this case, the employee would report a net income inclusion of 5,000 and a 10,000 capital loss (5,000 allowable capital loss). Unfortunately, while the income inclusion is afforded the same tax treatment as a capital gain, it isnt actually a capital gain. Its taxed as employment income. As a result, the capital loss realized in 2016 cannot be used to offset the income inclusion resulting from the taxable benefit. Anyone in difficult financial circumstances as a result of these rules should contact their local CRA Tax Services office to determine whether special payment arrangements can be made. Public company stock options The rules are different where the company granting the option is a public company. The general rule is that the employee has to report a taxable employment benefit in the year the option is exercised. This benefit is equal to the amount by which the FMV of the shares (at the time the option is exercised) exceeds the option price paid for the shares. When certain conditions are met, a deduction equal to half the taxable benefit is allowed. For options exercised prior to 4:00 p. m. EST on March 4, 2010, eligible employees of public companies could elect to defer taxation on the resulting taxable employment benefit (subject to an annual vesting limit of 100,000). However, public company options exercised after 4:00 p. m. EST on March 4, 2010 are no longer eligible for the deferral. Some employees who took advantage of the tax deferral election experienced financial difficulties as a result of a decline in the value of the optioned securities to the point that the value of the securities was less than the deferred tax liability on the underlying stock option benefit. A special election was available so that the tax liability on the deferred stock option benefit would not exceed the proceeds of disposition for the optioned securities (two-thirds of such proceeds for residents of Quebec), provided that the securities were disposed after 2010 and before 2015, and that the election was filed by the due date of your income tax return for the year of the disposition. Stock Options - Tax Planning Guide Stock Options An employee who acquires shares in the employers corporation 8 under a stock option plan is deemed to have received a taxable benefit in the year equal to the amount by which the FMV of the shares when they are acquired exceeds the price paid for them. However, the employee is generally entitled to a 50 deduction for federal purposes (25 for Quebec purposes) 9 of the benefit if the amount paid to acquire a share is at least equal to its FMV at the time the option was granted. Any increase (decrease) in value subsequent to the date of acquisition will be taxed as a capital gain (loss) in the year of disposal. 8 Or a company not at arms length with the employer. The same tax treatment applies to options granted by mutual fund trusts. 9 50 if the option is granted after March 14, 2008 by an innovative SME, i. e. in general a corporation whose total assets are less than 50M and that has been entitled to certain SRampED tax credits over the past few years. Shares of Canadian-Controlled Private Corporations If a stock option plan pertains to shares of a CCPC, the amount of the benefit is normally taxable as employment income in the year of disposal of the shares. In such a situation, the employee is entitled to the above-mentioned deductions provided the shares are kept for at least two years, even if the price paid for the shares is less than their FMV at the date the stock option is granted. Example . On December 20, 2009, ABC Ltd. (a CCPC) grants John, its employee, the right to purchase 1,000 shares for 10 per share, i. e. their FMV at that time. In June 2010, John exercises his option. The FMV of the shares at that time was 15 per share. On May 1, 2015, John sells all of his shares for 12,000. Tax consequences . There are no tax consequences in 2009 when the option is granted. There is no taxable benefit for John in 2010 because ABC is a CCPC and the gain on the shares qualifies for the deferral. In 2015, when the shares are sold, John has to include a taxable employment benefit of 5,000 (15,000 8211 10,000) in his income. He can also claim a deduction of 2,500 (5,000 50) for federal purposes and 1,250 (5,000 25) for Quebec purposes, and a deductible capital loss of 1,500 ((12,000 8211 10,000 5,000) 50). Unfortunately, the loss on the disposition of the shares cannot be applied to reduce the taxable benefit. Employees From benefits and company cars to stock options and sales tax rebates, employees of Canadian companies can take advantage of some helpful tax-saving opportunities. Benefits In addition to your salary, wages and bonuses, yoursquore taxed on the value of the benefits you receive by virtue of your employment. However, certain benefits are tax free. Common taxable and tax-free benefits Tax-free benefits Contributions to a registered pension plan or deferred profit-sharing plan Private health-care premiums (except in Quebec) Supplementary unemployment benefit plan premiums Employee discounts Subsidized meals, when a reasonable charge is paid Uniforms or special clothing Club memberships (athletic or social), when the benefit is primarily for your employer Tuition, if the course is required by your employer and is primarily for their benefit A reasonable per-kilometre car allowance Board, lodging and transportation to special work sites or remote work locations Transportation passes for rail, bus or airline employees, in certain situations Counselling services relating to re-employment or retirement Use of the employerrsquos recreational facilities (if available to all employees) Reimbursement for various job-related expenses (e. g. travel, entertainment, moving) Death benefit up to 10,000 Non-cash gifts received by armrsquos length employees with an aggregate annual value of under 500 Personal use of frequent-flyer points when earned on business travel, in most circumstances Taxable benefits Board, lodging, rent-free or low-rent housing (some exceptions for special work sites and remote work locations) Most gifts (other than non-cash gifts as noted), prizes and incentive awards Group sickness or accident insurance premiums Life insurance premiums Employer-paid provincial health-care premiums Stock option benefits Adoption assistance Family travel costs, unless family members are required to accompany you and theyrsquore involved in business activities on your trip Interest-free and low-interest loans (except on the first 25,000 of a home-relocation loan) Employer-paid tuition for personal-interest courses or those primarily for your benefit Employer-provided car (monthly standby charge and operating benefit) Car allowance, when not computed with reference to distance travelled Parking privileges in certain circumstances Income tax return preparation fees and financial counselling fees Employer-paid financing for housing costs as a result of relocation, reimbursement for loss on sale of former home (only half of amount paid in excess of 15,000 is taxable when the move is an eligible relocation) We describe some of the most common benefits in more detail on the following pages. Tax tip If yoursquore renegotiating your compensation package or negotiating a new one, consider tax-free benefits. Car allowance If yoursquore required to use your own car for business, the reasonable per-kilometre allowance yoursquore paid is not taxable. But you must record the distance you travel. Otherwise, the allowance is not considered reasonable and must be included in your income. If your employer doesnrsquot provide a tax-free per-kilometre allowance, or if you include your allowance in income because itrsquos not reasonable, you may be able to deduct certain car expenses when calculating your income. Company car If your employer gives you access to a company car, yoursquoll have to pay tax on the benefit. This is referred to as a standby charge, and is generally equal to 2 of the original cost of the car per month or, in the case of a leased vehicle, two-thirds of the lease cost, excluding insurance. You may be able to reduce this standby charge if you use the car primarily (i. e. more than 50) for business and if your annual personal driving does not exceed 20,004 km. In addition, any payment you make during the year to your employer in respect of the car, other than an operating expense reimbursement, reduces the taxable benefit. If your employer pays any operating costs related to your personal use of the company car, a taxable benefit results. However, if you use your company car at least 50 for business, you can have the operating benefit calculated as one-half of the standby charge less any personal operating costs repaid to your employer within 45 days after the year end. For this option, you must notify your employer in writing. Harsh results may arise if you pay for your own gas and oil but your employer pays for incidental operating costs. The full 27-cent per-kilometre operating benefit applies unless the alternate operating cost benefit (half of the standby charge) applies and results in a reduced income inclusion. If your employer pays your personal parking costs, a separate taxable benefit results. If you work in Quebec, you must give your employer a copy of your travel log book so that the taxable benefit is appropriately calculated. A penalty of 200 could be assessed if a log book is not provided within 10 days of the year end. Tax tips Maintain car records of personal and business kilometres to substantiate a claim for a reduced standby charge. It may be advantageous to calculate the operating benefit as 50 of the standby charge if the car is used at least 50 for business, particularly if the reduced standby charge applies. If so: Notify your employer in writing by 31 December. Record personal and business kilometres. If you use your employer-provided car less than 50 for business, consider paying for the personal portion of your operating costs. Low-interest or interest-free loans A taxable benefit results from most low-interest or interest-free loans from your employer. Itrsquos calculated using the interest rates prescribed quarterly by the Canada Revenue Agency (CRA) (in 2014, 1 for Q1, Q2, Q3 and Q4), but is reduced by interest you pay to your employer by 30 January of the following year. Home-purchase loan If you used the loan proceeds to buy or refinance a home, this may result in a reduced benefit. The benefit is calculated using the lesser of the current prescribed rate and the rate in effect at the time you received the loan. For this purpose, the loan is considered to be new every five years. Home-relocation loan If you include a taxable benefit in your income relating to a low-interest or interest-free loan that qualifies as a home-relocation loan, yoursquore entitled to a deduction equal to the taxable benefit on the first 25,000. To qualify for a home-relocation loan, you must be buying a home due to a change in the location of your work. The new residence must be in Canada, and at least 40 km closer to your new work location. The deduction is available for as long as the home-relocation loan is outstanding, to a maximum of five years. Income-producing property loan If you used the loan proceeds for an income-producing purpose, such as the purchase of common shares, you may generally deduct the amount of the taxable benefit as interest expense. This deduction is included in your cumulative net investment loss (CNIL) and may restrict your ability to use your remaining capital gains exemption. Tax tip Consider renegotiating your home-purchase loan when prescribed rates are low, in order to minimize your taxable benefit on the loan in subsequent years. Security option benefits If yoursquove acquired shares or units of a mutual fund trust under an employee stock or unit option plan, the excess of the value of the shares or units on the date you acquired them over the price you paid for them is included in your income from employment as a security option benefit. When the corporation is not a Canadian-controlled private corporation (CCPC), the benefit is generally included in your income in the year you acquire the shares. Half of the security option benefit included in income generally qualifies as a deduction, provided the price you paid for the securities was not less than the value of the securities on the date you were granted the options and the securities meet the prescribed share tests. Any increase in the value of the securities after you acquire them is generally taxed as a capital gain in the year you sell them. Any decrease in value is a capital loss that, generally, you cannot use to reduce any tax you pay on your security option benefit. If yoursquove acquired CCPC shares under an employee stock option or stock purchase plan since 22 May 1985, the benefit (as calculated above) is always taxed in the year you dispose of the shares, rather than in the year you acquired them. If you held the CCPC shares for at least two years, 50 of the benefit qualifies as a deduction, even if the price you paid for them was less than their value on the date you were granted the option. You have a capital gain to the extent the net proceeds exceed the value of the shares on the date they were acquired. And this capital gain may be eligible for your remaining capital gains exemption. For Quebec income tax purposes only, the rate of the deduction is generally 25 for options exercised after 30 March 2004. If you acquired CCPC shares before 23 May 1985, you have no taxable benefit in the year you sell them and your capital gain is the excess of the net selling price over the price you paid. This capital gain may be eligible for your remaining capital gains exemption. The difference in treatment of option benefits for CCPC and non-CCPC shares is based on the status of the corporation at the time the options are granted. Therefore, if you have an option to acquire, or have acquired, shares of a CCPC, and the company goes public or ceases to be a CCPC, the special tax treatment for CCPC options continues to apply to the options previously granted and shares previously acquired, and to shares or options of the public company you may receive in exchange. Employer remittance of employee taxes arising from stock option exercise ndash For non-CCPC shares acquired by an employee under an employee stock option agreement, an employer is required to remit tax in respect of the stock option benefit, net of the stock option deduction, at the time of exercise of the option. In addition, an employer will not be able to reduce withholding on the stock option benefit by claiming hardship in these particular circumstances. For most employees exercising options, this will have the effect of making it a requirement for the employee to sell sufficient shares or units on the market at the time of exercise of the options to cover the tax on the employment benefit that arises upon exercise. Cash settlement of stock options ndash A number of companies have put in place plans whereby employees have the choice to receive cash instead of shares at the time of exercising the stock option. Prior to 2010, the employer corporation could claim a deduction for the cash paid, and the employees were entitled to the 50 stock option deduction (25 in Quebec) where certain conditions were met. Under the current rules, in order for an employee to claim the stock option deduction in a cash-out transaction, the employer must file an election with the CRA stating that the employer will not deduct any amount paid to the employee in respect of the employeersquos disposition of their rights under the stock option agreement. The employer must provide the employee with a statement that this election has been made, and the employee, in turn, must file the statement from the employer with the employeersquos tax return for the year in which the stock option benefit was received. If this documentation is not provided, the employee cannot claim the stock option deduction, and the stock option benefit would be taxed in the same manner as any other employment income (i. e. 100, as opposed to 50, of the benefit would be included in taxable income). Tax tips Develop an ldquoexercise and sellrdquo strategy for stock options. Ensure it considers cash-flow needs, tax consequences and investment risk mdash including the risk that you canrsquot use a loss you suffer on selling the shares to reduce any tax you pay on your net stock option benefit. If you own shares of a CCPC under a stock option or stock purchase plan and the company is going public, you may be able to make a special election for a deemed disposition of the shares so that you may benefit from the 800,000 capital gains exemption. Employee deductions As an employee, you can claim some expenses against your employment income, but not very many. Unless you earn commissions, your deductions are generally restricted to employment-related office rent, salary to an assistant, supplies, professional membership or union dues and, if certain conditions are met, car expenses. If at least part of your income is commissions, and certain conditions are met, you can claim a broader range of expenses, including promotion costs that yoursquove incurred to earn commission income. The deductible amount is limited to your commission income. When the promotion costs include the cost of meals and entertainment, you may only deduct 50. Home office If you work from your home, you may be able to claim limited home office expenses. This is possible if you perform most of your employment duties from your home workspace, or you use the home workspace exclusively for job-related purposes and regularly for meetings with customers, clients or others. The only expenses you may deduct are a proportionate share of rent relating to your home office and, if you own the home, a proportionate share of maintenance costs, such as utilities, cleaning supplies and minor repairs. As a homeowner, you cannot deduct notional rent, mortgage interest, insurance or property tax, unless yoursquore a commission salesperson, in which case you may be able to deduct part of your insurance and property tax. Automobile You may claim the costs of operating a car, including capital cost allowance, if yoursquove driven it for business purposes and/or itrsquos available for business use. The total cost of a car on which you can claim capital cost allowance is generally restricted to 30,000 plus goods and services tax/harmonized sales tax (GST/HST) and provincial sales tax (PST). Related interest expense is limited to 300 per month for cars acquired after 2000. If you lease your car, you can generally deduct lease costs of up to 800 per month, plus GST/HST and PST. You cannot deduct car expenses if yoursquore in receipt of a tax-free per-kilometre allowance, which is excluded from your income. If you received the allowance but your reasonable business-related car expenses exceed this amount, consider including the allowance in income and deducting the expenses. Claiming costs To claim these employment-related costs, complete form T2200, ldquoDeclaration of Employment Conditions, rdquo (and form TP-64.3-V for Quebec tax purposes). On this form, your employer must certify that you were required to pay these expenses and you were not reimbursed for the related costs or the amount reimbursed was not reasonable. Legal fees Yoursquore able to deduct legal fees incurred to collect unpaid salary and to substantiate entitlement to a retiring allowance. Legal fees incurred to negotiate your employment contract or severance package are not deductible. Incorporated employee: personal services business When an individual offers services to an organization through a corporation owned by the individual or a related party, there is a risk the corporation will be considered to be carrying on a ldquopersonal services business. rdquo A personal services business exists where the corporation employs five or fewer employees, and the individual providing services to an organization would, if not for the existence of the corporation, be considered an employee of the organization to which the services are provided. A personal services business does not qualify for the small business deduction or the general corporate rate reduction, and is therefore subject to tax at full corporate rates. When the provincial corporate income tax is added, the combined corporate tax rate in most provinces is in excess of 38. In addition, the only deductions allowed are the salary and benefits provided to the incorporated employee and certain employee expenses. Tax tips If yoursquore required to use your own car and your employer doesnrsquot provide you with an allowance or reimbursement of expenses, you should: Keep a record of expenses and retain receipts Keep a record of distance travelled for business Complete form T2200, ldquoDeclaration of Employment Conditionsrdquo (and TP-64.3-V in Quebec). If yoursquore thinking of buying a car for your employment duties, consider buying it before the end of the year rather than at the beginning of the next year. This will accelerate the capital cost allowance claim by one year. If you intend to claim a GST/HST or QST rebate, save the supporting receipts and GST/HST and Quebec sales tax (QST) registration numbers. If you operate a personal services business, you may wish to reconsider your decision to do so. The tax deferral opportunity from incorporation has been significantly reduced and there is a substantial reduction in the after-personal tax funds available to the shareholders. GST/HST and QST rebates You may generally claim a GST rebate in respect of your employment expenses (including GST and PST) deducted for income tax purposes (provided the expenses are considered to be taxable for GST purposes). The amount of the GST rebate is included in taxable income in the year it is received. Or, in the case of GST rebates arising from capital cost allowance claims, it will reduce the undepreciated capital cost of the asset. Rebates available to employees under the GST also apply for HST and QST purposes. Employee versus independent contractor Determining your employment status is fundamental to determining the proper tax treatment of income you earn and expenses you incur in the course of your work. In general, self-employed individuals are subject to fewer restrictions and are allowed to deduct a larger amount than employees for expenses such as travel costs, meals and entertainment, and supplies and tools. As a result, many people may believe that arranging their work as independent contractors is in their best interest. However, itrsquos important to realize that the legal relationship between an employer and an employee is very different from that of a purchaser and a vendor of services (e. g. a self-employed individual). A self-employed individual often assumes additional legal obligations, costs and risks and has fewer legal protections than an employee. Over the years, the courts have developed various tests to determine whether an individual is an employee or an independent contractor. The need for these tests arose not just in applying income tax legislation, but also in applying employment legislation (including the Canada Pension Plan and the Employment Insurance Act) and in actions concerning vicarious liability and wrongful dismissal. Some of the more recent court decisions seem to emphasize the legal relationship and intention of the parties involved. Given the many court decisions concerning the differences between employees and independent contractors, the CRA has developed some administrative guidelines, which are outlined in Guide RC4110, Employee or Self Employed In general for common law situations, the CRA has been using a two-step approach (similar to the approach the courts have been using recently), first determining the partiesrsquo intent when they entered into the working arrangement and then considering various factors to get a better understanding of the actual working relationship and verify whether it reflects the partiesrsquo intent. A similar approach is also outlined in Guide RC4110, where Quebecrsquos Civil Code applies.